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¿Por qué no me está funcionando Kanban?

Cuando cualquier equipo intenta adoptar metodologías ágiles, tarde o temprano se enfrentan con una pregunta clave: ¿es Kanban la técnica más adecuada para nosotros?

Algunas veces ya han experimentado otras técnicas ágiles como SCRUM, pero en la mayoría de los casos es la primera vez que usan estas metodologías. En este artículo trataré de explicar cuáles son algunos de los pros y contras de Kanban y cuáles son los errores más comunes que se hacen sin darse cuenta. Espero que así puedas autodiagnosticar tu caso de uso particular, ya seas novato con Kanban o con las metodologías ágiles.

Personalmente me gusta muchísimo Kanban por dos razones relacionadas con los resultados que ofrece:

  • Kanban está diseñado para adaptar tu flujo de trabajo a prioridades e interrupciones cambiantes. Hace que las malas noticias sean parte del proceso. Eso es algo increíble: en lugar de tener que gestionar el cambio, este se acepta como algo natural.

  • Kanban te dice el tiempo promedio en el que se completa una tarea, así que puedes predecir más o menos cuánto tiempo llevará acabar cualquier tarea aleatoria. Los promedios no son estadísticas infalibles, pero con el tiempo pueden dar rangos muy útiles.

Ventajas de Kanban

Dentro de los marcos de trabajo ágiles, Kanban destaca como una de las dos técnicas más conocidas junto con Scrum. Probablemente se abusa de ella pero precisamente por sus numerosos méritos. ¿Cuáles son?

Simple, todo el mundo puede entenderlo

Kanban es un tablero con tantos estados o columnas necesarias para un flujo orgánico de tareas o tarjetas. Tu objetivo es mover estas tarjetas de la columna más a la izquierda a la columna más a la derecha y así tacharlas de la lista. Aporta más orden y organización espacial que la clásica lista TODO.
No se puede negar su simplicidad como método para organizar el trabajo pendiente.

En Kanban se refleja el progreso moviendo las tarjetas de izquierda a derecha. En esta captura de pantalla se ve el modo Kanban de Taiga, nuestra plataforma opensource de gestión ágil de proyectos

Vista compartida

Un equipo es más que un grupo de personas: debe de tener un objetivo, vocabulario y prioridades comunes. Kanban es un buen atajo para conseguir todo esto. El estado de Kanban puede equipararse con el estado del EQUIPO o el estado del PROYECTO. Es un buen ejemplo de gestión visual o información radiador porque cualquiera en el equipo está igualmente expuesto a la misma información.

Identifica cuellos de botella

Cualquier flujo orgánico es altamente adaptativo, cierto, pero solo si eliminamos rápidamente cualquier cuello de botella que surja. No sirve de nada un tablero Kanban en el que ciertas tarjetas “mueren” cuando alcanzan cierta columna. Esos cuellos de botella son trampas mortales para las tareas. Hay que estar atento y eliminarlos a medida que aparecen. Kanban funciona increíblemente bien como mapa de calor para los cuellos de botella, incluso te permite especificar cuántas tarjetas desencadenan un cuello de botella por columna.

Este zoom out permite no solo ver las columnas que están incumpliendo el límite de WIP (líneas rojas) sino también vislumbrar donde hay cuellos de botella potenciales.

Desventajas de Kanban

Hay algunas debilidades inherentes a la forma en que se usa Kanban. No diría que son fallos de Kanban, sino más bien usos frecuentes incorrectos que muchos equipos acaban desarrollando a medida que “disfrutan del viaje”.

Todo tiene que ir a Kanban

¿Te suena el dicho “para un martillo todo son clavos”? Un tablero de Kanban debe ser importante para un equipo y proyecto, de lo contrario su aparente simplicidad hará que de repente parezca una habitación desordenada y desencadene comportamientos de evitación. Esto sucede si forzamos que cualquier cosa relacionada con un proyecto vaya a Kanban. Hay información que se gestiona mejor de otras maneras.

El módulo de issues de Taiga puede ser muy útil para rebajar la carga en Kanban

Demasiados estados de flujo de trabajo

La sobreclasificación es tentadora para equipos que quieren tener métricas potentes y una responsabilidad detallada, pero hay un punto en el que demasiada clasificación impone una carga cognitiva y operativa. Somos conscientes de que “NUEVO”,” EN PROGRESO” y “HECHO” podría no funcionar para todos los proyectos del planeta, pero “IDEAS LOCAS”, “IDEAS REVISADAS”, “IDEAS DEFINIDAS”, “LISTO”, “DISEÑO”, “EN DESARROLLO”, “DESARROLLADO”, “PARA PROBARSE”, “PROBADO”, “PARA DESPLEGARSE”, “DESPLEGADO”, “HECHO”, “ARCHIVADO”, “RECHAZADO” y “POSPUESTO” puede ser demasiado. Esto suele suceder cuando un equipo quiere que una herramienta reemplace la comunicación normal entre pares.

Calidad dudosa de la columna inicial

Las etapas preliminares de una tarjeta tienen que pensarse mucho antes de incorporarse a Kanban. La columna inicial normalmente mapea las tareas agregadas recientemente. Usamos nombres de columna como “NUEVO”, “IDEAS”, “COSAS LOCAS”, “PARA SER DISCUTIDO”… Esto es genial siempre que no se convierta en un cementerio de tareas. No puedes permitirte el lujo de tener uno de esos cuellos de botella o trampas mortales justo al comienzo del flujo. Si empiezas a usar esa columna inicial de Kanban para volcar todo lo que hay en tu cabeza después de cada reunión, estás minando una de las ventajas que destacamos antes.

Esta vista muestra una columna inicial problemática. Está atento al scrolling de las primeras columnas de Kanban.

Se escucha “¿Qué debo hacer a continuación?” con demasiada frecuencia

Tanto si haces dailies de pie prestados de Scrum o chequeos rutinarios para compartir impedimentos o progreso, una pregunta que no quieres escuchar muy a menudo es “¿Qué debo hacer a continuación?”. A veces puede ser la pregunta más apropiada porque sí hay una necesidad de que un arbitraje externo priorice tareas que parecen igual de importantes. Pero si se escucha demasiado a menudo quiere decir que Kanban no es auto-explicativo.

Hacer preguntas es hablar, y un equipo que tiene miembros que hablan es genial, no me entendáis mal, pero siempre es mejor tener conversaciones de calidad donde todos ejerzan su papel más proactivo y responsable. Idealmente, si usas Kanban, deberías de saber qué es lo siguiente a hacer entre las opciones que tienes delante.

¿Estoy usando Kanban mal?

Tienes derecho a cuestionar tu enfoque Kanban, pero debes ser consciente de algunas restricciones innecesarias que podrías haberte autoimpuesto. Vamos con algunos ejemplos en los que tendremos el primer punto del Manifiesto Ágil (“Individuos e interacciones por encima de procesos y herramientas”) como nuestra vara de medir. ¿Quién está asignado a qué?

Un proceso Kanban simplificado en el que el “flujo” funcione sin problemas requiere que todos en el equipo deben saber de qué son responsables. La asignación múltiple es una práctica peligrosa ya que se corre el riesgo de diluir la responsabilidad, pero sí puede haber una persona asignada a una tarjeta que tenga subtareas asignadas a diferentes personas.

Además, cualquier persona en el equipo debe poder saber si debe autoasignarse una tarjeta sin hacer demasiadas preguntas. Para ayudar con esto, algunas plataformas tienen el concepto de roles o sub-equipos y podría funcionar perfectamente tener un rol asignado a la tarjeta como una primera asignación provisional y luego permitir que cualquier persona que pertenezca a ese rol o sub-equipo se la asigne.

Las tarjetas de de Kanban tienen asignación de roles. Ten cuidado cuando haya varias personas asignadas y vigila que haya una política clara de qué hay que hacer.

Si una tarjeta está en el medio del tablero de Kanban pero ya nadie está trabajando en ella, Kanban no está reflejando el estado del proyecto, así que no dudes en eliminar esta asignación y volver a colocarla en el estado Kanban inicial adecuado. Eso sí, emplea estas situaciones excepcionales para entender por qué están surgiendo estos bloqueos. Idealmente, esa marcha atrás nunca debería ocurrir.

El tablero Kanban de Taiga tiene filtros personalizables. Aquí hemos decidido mostrar solo las tarjetas asignadas a Buttercup, la Princesa de Florin o el Conde Tyrone Rugen.

¿Todos los miembros del equipo son iguales?

Kanban proporciona una visión compartida pero, desafortunadamente, eso no siempre equivale a un empoderamiento compartido. Muy a menudo hay clases donde algunas personas disfrutan de un cierto status quo representado por una preferencia de vocabulario o una preferencia de flujo de trabajo.

Si Kanban es tu principal técnica de gestión visual y te sientes un tanto alienado, entonces es que ese Kanban es de otras personas y tú solo eres un “visitante”. Eso no funciona ya que mina el enfoque lean en el que todos giran entorno a la misma responsabilidad y la autonomía.

Fíjate en las personas que no se sientan cómodas con el diseño de Kanban y sus contenidos. Muy a menudo, los desarrolladores impondrán un flujo de trabajo o vocabulario en particular porque están más acostumbrados a los estados y flujos de trabajo. Puede ser un gran comienzo, pero si ha de reflejar todo el proceso ha de ser atractivo para todo el equipo.

¿Hay un flujo de trabajo claro?

En un equipo y proyecto pequeño no debes preocuparte: las interacciones personales resuelven el 95% de los problemas y decisiones. Para equipos más grandes (más de 7 personas) y proyectos más largos (más de 3 meses), la forma en que tratas la gestión de la demanda puede ser de gran valor.

Primero que nada, ¿debería o no incorporarse al Kanban un pequeño problema (como un bug en el desarrollo) junto con tareas más tradicionales? Algunos equipos intentan asegurarse de que todo entre en el Kanban. ¿Acaso no es una vista compartida? Sí, pero una buena vista compartida necesita coherencia. Si tarjetas de tipo muy distinto compiten entre sí es probable que acabe en desastre. Piensa en tener una vista separada para cada tipo específico de tarea. Podría ser un segundo Kanban con un flujo de trabajo diferente o incluso una lista TODO más simple.

Taiga permite que los issues sean promocionados a tarjetas Kanban (o user stories) cuando añades filtros adicionales en tu flujo

Asegúrate de que el tablero principal de Kanban representa el estado del proyecto bastante fielmente y no te cierres a la posibilidad de agregar tableros secundarios o listas TODO para el 10% restante que no encaje en la vista principal.

¿Tienes una vista de nivel superior?

El flujo orgánico de un tablero Kanban tiene mucho que ver con el estado actual. Es una técnica de optimización que lleva a menos desperdicio y más previsibilidad, pero, ¿qué pasa con la visión general?

Cuando hay objetivos estratégicos es fácil perderse en el ahora y olvidarse de ellos. El Kanban mismo se comporta un poco como un mapa de calor. El límite por columna de “trabajo en progreso” más una vista general de todo el tablero podría proporcionarte una evaluación cualitativa del rendimiento general. A veces es muy útil tener la capacidad de verlo más de lejos y tener una idea de la distribución general de las tarjetas en todos los estados.

Además, es posible que necesites una vista separada donde hacer un seguimiento de tus objetivos de nivel superior. Puedes llamarlos Épicas, puedes llamarlos Objetivos, Metas, Subproyectos, no importa. Lo que importa es que puedas disfrutar del progreso de estos grandes hitos por separado y saltar rápidamente de Épica a Épica y ver qué tarjetas del Kanban están asociadas a ellas.

Taiga tiene un módulo de Épicas, donde puedes crear objetivos más estratégicos o más grandes que contengan tarjetas Kanban para así mantener el control del progreso

¿Con qué ideas me quedo?

Kanban es una técnica ágil engañosamente simple. Requiere equipos relativamente maduros capaces de adaptarse a un flujo orgánico de tareas. Ésta es la quintaesencia de equipos bien ajustados, así que espera algunos baches por el camino.

Es crucial que veas el tablero Kanban y todas sus funcionalidades como una manifestación física (o más bien, digital) de un proceso, no como una receta a seguir. Y para hacer eso, es importante entender tanto el valor de Kanban como algunos de los escollos asociados más comunes. Sin esto, la frustración dirigirá las interacciones del equipo y la confusión calará en todas las capas, desde la operativa hasta la estratégica.

¿Es Kanban adecuado para todo el mundo? No, pero antes de poner en duda el valor de Kanban deberías analizar la forma en que enfocas Kanban. Al fin y al cabo, la mejora continua es de lo que va todo esto, ¿no?

El módulo de Taiga de Kanban module es flexible y simple, como debe de ser.

Puedes leer otros posts sobre metodologías ágil en la sección “Agile” del blog.