En Kaleidos estamos particularmente orgullosas de poner mucho cuidado en los procesos de selección; ¿A qué retos nos enfrentamos y cómo? ¿Cuáles son nuestras máximas a la hora de contratar? He coordinado el proceso en el que contratamos a Sara, nuestra compañera de comunicación, y es una ocasión perfecta para explicar en detalle en qué consistió ese proceso, así como exponer en forma de retro las conclusiones de todas las implicadas.
El origen
Este puesto en particular surgió de un KOSDEM; allí entre todos hablamos de que nos gustaría comunicar mejor qué hacemos en Kaleidos, usar nuestro privilegio para movilizar conciencias en otras empresas en términos de software libre, de conciliación, de diversidad, de transparencia en el trabajo u organizaciones horizontales; para dar más vida a nuestra nada oculta agenda.
A la hora de crear la descripción del trabajo, hicimos un ejercicio muy consciente de saber qué necesitábamos para el puesto: ¿acciones de marketing? ¿ventas? ¿contratar a más gente? ¿hacer lobby? ¿nivel de inglés? Y también qué nivel esperábamos en cuestiones de licencias de software, mundo startupil o software libre.
La oferta
Tanto la descripción del trabajo como las condiciones de contrato (sí, también el sueldo, faltaría más) estaban bien detalladas en la oferta que publicamos.
Para visibilizar la oferta usamos una única estrategia, que por ahora nos funciona muy bien: publicamos un post bien detallado y movemos el enlace por Twitter. Kaleidos tiene un Linkedin testimonial y otras plataformas o servicios de contratación no han demostrado funcionar mejor que nuestras redes y nuestro boca a boca.
En este caso teníamos además el reto de llegar a perfiles que no son los que están en nuestros círculos de redes sociales pero hicimos tanto ruido como pudimos y esperamos a ver los resultados.
Abrimos el proceso el 23 de mayo y cerrábamos la recepción de candidaturas el 7 de junio; en poco más de 2 semanas nos llegaron 25 candidaturas, lo que nos pareció un éxito en ese momento.
El comité
Dado que no tenemos departamento de recursos humanos, en cada proceso se forma un comité de evaluación y selección. En este comité nos aseguramos de tener varios perfiles del puesto que se ofrece y otros perfiles distintos para generar otras conversaciones; además, varias personas de Cuadriga debemos participar también, sobre todo para poder contestar a preguntas más relacionadas con el contrato y Kaleidos. Con esto habilitamos un espacio donde los candidatos puedan conocer a quienes serían sus futuras compañeras.
La misión del comité consiste en revisar las candidaturas en grupo, aplicar los criterios acordados, realizar las entrevistas presenciales y generar una evaluación de las mismas. Mi labor como coordinadora consistía en empujar para que se cumplieran los tiempos (no siempre se consiguió), para buscar espacios y tiempo de conversación, comunicación con los y las candidatas y agendar las entrevistas.
Además del comité, Pablo Ruiz (CEO) siempre participa activamente, y tiene más peso en la decisión. Él es el único que ha estado en el 100% de las contrataciones de Kaleidos, así en su caso los límites entre experiencia e intuición quedan desdibujados.
Las primeras revisiones
Con el comité formado y las candidaturas recibidas, comenzamos a procesar las 25 candidaturas. El objetivo en este punto es poder quedarnos con máximo 8-10 personas para poder asegurar entrevistas de calidad.
En esta fase, cada persona del comité revisa todas y cada una de las candidaturas y las contrasta una a una con los requisitos de la oferta. Este proceso además del resultado “pasa” o “no pasa”, incluye comentarios donde poder matizar nuestra elección, y que da pie a conversaciones internas para ajustar los casos más ambiguos.
En este punto es donde empezamos a aplicar de forma muy consciente la máxima de respeto muy pulcro a los candidatos; todo lo que apuntemos, nuestros comentarios y nuestros razonamientos debemos estar dispuestos a comentarlos directamente con el candidato en esos términos: usaremos comentarios de forma literal en los correos para rechazar o aceptar a la candidata a la siguiente fase; además nos obliga a razonar correctamente y a no tirar de intuición.
Las declinaciones
Todas las personas que no pasaron estas primeras evaluaciones recibieron un correo personalizado (nada de $name), donde se les agradecía su participación y se les daban los motivos por los que no continuaban en el proceso. Todas las candidatas agradecieron de vuelta la transparencia y nos desearon mucha suerte.
Las entrevistas
Ya teníamos 8 candidatos para entrevistar. Las reglas que teníamos a la hora de repartirnos las entrevistas eran:
- 2 personas máximo aparte de la candidata
- siempre alguien de Cuadriga
- máxima distribución sin repetición; es decir, que dos personas no estuvieran entrevistando siempre juntas, de esta forma asegurar polinización cruzada y máximo contraste de visiones
Invitamos a las 8 candidatas con un correo que debía quedar muy claro:
“El objetivo de esta entrevista es hablar más en detalle de tu experiencia llevando planes de comunicación y comentar cuestiones generales del día a día en Kaleidos. Para poder centrarnos en lo importante y que hables tú, puedes leer el libro blanco de Kaleidos donde describimos mucho de cómo es trabajar aquí. Todas las dudas o comentarios que tengas sobre esto también tendrán cabida en la entrevista. Será una entrevista informal, sin un guión rígidamente establecido, donde nos gusta dar espacio a las conversaciones.“
Se explica el contenido, el contexto y nuestras expectativas. También se da espacio para las expectativas de los candidatos. Al principio de la entrevista procuramos establecer un tono donde el candidato se sienta cómodo; en Kaleidos somos de naturaleza informal así que esta búsqueda de tono no era impostada y de hecho nos ayudaba también a nosotras a participar más genuinamente en las entrevistas. También en esta fase nos dieron muy buena valoración: las candidatas se habían sentido muy cómodas.
Tras cada una de las entrevistas, los integrantes del comité que estuvieran escribían conclusiones y las compartían con el resto. Aquí la valoración pasa a tener muchos ejes:
- la evaluación del perfil en detalle
- predisposición para ciertos cambios (sólo un par de candidatas usaban Linux)
- cuestiones de contrato y disponibilidad
- aquí ya sí, algunas sensaciones que pueden ser más difíciles de cuantificar: se comunica adecuadamente, es muy seria o es dicharachera, no contesta a lo que se le pregunta, es muy certera respondiendo, se le veía muy nerviosa…
- otras cuestiones que puedan surgir; por ejemplo, fue reseñable cuando un candidato sólo fue capaz de decir cosas malas de todos sus anteriores trabajos. A veces un candidato se enfrenta al cambio de contexto con resignación, y aunque no nos da mala impresión sí que nos avisa de que esa resignación puede ser fuente de frustraciones para todas las partes
Tras estas entrevistas, teníamos que elegir máximo 3 personas para la entrevista técnica. Llegados a este punto, lo que tenemos son personas con la que nos encantaría trabajar. Hay encaje mutuo, las condiciones generales son aceptables y serían miembros muy valiosos del equipo kaleider. En esta fase fue también complicado dejar fuera gente, vino mucha gente con muy alto nivel y con unos talentos fantásticos.
En este caso, es más difícil escribir el correo de declinación ya que los motivos podían ser pequeños matices; las candidatas en este punto no fallaban la entrevista, sino que se quedaban por detrás de otras. Una vez más, los correos personales y con la información clara fueron muy agradecidos.
Entrevista técnica
La entrevista técnica es la última fase del proceso de evaluación. La ponemos al final porque es una entrevista que implica más trabajo para todas las personas (desde luego para las candidatas y también para quienes evaluamos) y queríamos minimizar el desperdicio generado, sobre todo para las candidatas que no pasaran. A la hora de diseñar esta entrevista, queríamos resolver varias cuestiones importantes:
- la candidata debe poder quedar satisfecha de su presentación
- no es una entrevista trampa, la candidata tiene toda la información
- no debe requerir demasiado tiempo personal
- no podemos pedir trabajos que no podemos evaluar
Así que descartamos pedir que nos hicieran un ejemplo de plan de comunicación para Kaleidos, puesto que obviamente no iban a tener información suficiente y les iba a llevar mucho tiempo. Finalmente llegamos a la conclusión de que queríamos que viniera con un proyecto que ya tuviera hecho de anteriores trabajos, y que lo defendiera con la profundidad que considerase. Como bola extra, le pedíamos alguna pequeña idea de qué haría en Kaleidos, no un plan de comunicación sino una acción pequeña y concreta, en la que nos demostrara qué había extraído de la imagen corporativa y comunicativa de Kaleidos.
El correo donde les invitábamos a la segunda entrevista decía:
“Nuestra intención esta vez es conocer con mayor detalle tu forma de plantear un proyecto de comunicación y ver ejemplos concretos de tu trabajo. Para ello lo que nos gustaría es que nos mostraras un proyecto en el que te hayas responsabilizado de la comunicación incluyendo todos los pasos del proceso. Por ejemplo nos encantaría que nos contaras cómo planteas un plan de comunicación, ver ejemplos de publicaciones, entender cómo valoraste los resultados y cualquier otra cosa que creas pertinente. La idea es hacerlo como una sesión informal entre compañeras, de forma que nos muestres tu trabajo y después podamos tener una conversación sobre el mismo, a ser posible viendo documentos con los que hayas trabajado. Entendemos que puede ser material sensible así que lo ideal será que lo muestres desde tu propio ordenador, aunque si te viniera mejor siempre podrías enviarnos lo que fuera para verlo desde uno de los nuestros.
Por otro lado te adelantamos que en algún momento de la charla nos gustará entrar a explorar qué diferencias o novedad plantearías al hacer algo de lo que nos enseñes en el caso de hacer un proyecto similar para Kaleidos. Aquí además de la información que ya tienes (lo leído en el libro blanco o lo hablado durante la primera entrevista) nos tendrás para responder a cualquier pregunta. Te lo comentamos desde ya para no pillarte muy de sorpresa con este tipo de preguntas y también por si te apetece llevar ya alguna idea pensada ;) “
Las 3 entrevistas funcionaron muy bien, las candidatas nos trajeron munición muy potente y según nos dijeron estuvieron muy a gusto.
La decisión final
En la oferta habíamos dicho que queríamos tomar la decisión a finales de junio y ya estábamos en julio, así que íbamos al menos una semana tarde. Reconozco que no es mucho retraso, pero aun así habíamos sido demasiado optimistas y esto afectaba a las expectativas de las candidatas.
Así que nos reunimos el comité de comunicación y el resto de Cuadriga (que también habían participado en las entrevistas) para tomar la decisión; no fue en absoluto fácil y tuvimos que ir a matices como “me veo trabajando muy cómodo con ella” o “su inglés fue insuficiente”. Es un privilegio saber que no te vas a equivocar. Elijas a quien elijas va a ser una buena compañera y una magnífica persona de comunicación. Este privilegio en realidad no hace más fácil la decisión. En este punto, cuando tenemos tres finalistas muy potentes, con las que querríamos trabajar, es cuando Pablo Ruiz saca su experiencia/intuición para poner algunos intangibles sobre la mesa.
Y así, tras un mes y medio, podíamos llamar a Sara, felices de invitarla a ser parte de Kaleidos, a la vez que nos daba mucha pena dejar pasar a las otras dos candidatas. Sabemos que otras empresas pueden terminar un proceso sin contratar a nadie y que es un honor que nos llegue gente de tantísimo talento, de modo que aun con el pesar, la sensación de cierre fue muy buena.
En retrospectiva
Después de todo el proceso, en calidad de coordinadora, aún le pedí al comité una pequeña retrospectiva; habíamos tenido algunos debates durante ese mes y medio y quería dar visibilidad a las lecciones aprendidas, de cara a las próximas contrataciones. Algunas de esas lecciones fueron:
- el papel específico de coordinadora (perseguidora) se agradeció
- si alguien de Kaleidos conoce a algún candidato, debería inhibirse 100% del proceso
- el inglés debería llegar sí o sí en la primera entrevista
- preferimos mantener el sistema de máxima dispersión de kaleiders en las entrevistas para evitar el sobreajuste con los criterios de una única persona
Como veis, el proceso en Kaleidos es muy “artesanal” y laborioso; abrazamos las complicaciones que genera porque nos ofrece la posibilidad de contratar con mucha seguridad. Está lejos de ser un sistema perfecto y de hecho en cada proceso se introducen cambios. Sin embargo, hay algunas líneas rojas que siempre cumplimos: máximo respeto por el candidato y su tiempo, honestidad absoluta en la oferta y espacios cómodos para el desarrollo de las entrevistas.
Como comenté al principio, quería dar detalle de este proceso que tengo muy fresco, porque creo que los entresijos pueden resultar interesantes para otras empresas que estéis en procesos similares. ¿A qué retos os enfrentáis y cómo? ¿Cuáles son vuestras máximas a la hora de contratar? También puede resultar útil a candidatas que estén en procesos y que este post les ayude a ser un poco más dueñas del proceso, a preguntar y también a exigir que los procesos de selección sean correctos y adecuados. ¿Qué es lo más os importa cuando estáis haciendo entrevistas de trabajo? ¿Qué os gustaría saber de antemano?
¡Espero que además de largo haya resultado interesante!